2.6 Politique de gestion financière
Objectif
L’objectif de cette politique est de promouvoir une saine gestion financière, la responsabilité et la transparence au sein de Fencing-Escrime New Brunswick (FENB). Elle établit des contrôles visant à garantir que les fonds sont gérés de manière responsable, que les budgets sont alignés sur les objectifs de l’organisation et que les rapports respectent les normes applicables.
Cette politique garantit que les ressources financières de l’organisation sont utilisées efficacement pour soutenir le développement de l’escrime, les programmes destinés aux athlètes et la pérennité des activités.
Champ d’application
Cette politique s’applique à toutes les activités financières de FENB, y compris la budgétisation, les recettes, les dépenses, les opérations bancaires, les subventions, la collecte de fonds et les processus d’audit. Elle s’applique au conseil d’administration, au directeur général, au personnel et aux comités impliqués dans la prise de décisions financières.
Elle complète les normes de gouvernance, de gestion des risques et d’éthique contenues dans la Politique de gestion des risques (section 2.2) et la Politique en matière de conflits d’intérêts et d’éthique (section 2.14).
Politique
Planification financière et budgétisation
La FENB fonctionnera selon un budget annuel approuvé par le conseil d’administration avant le début de chaque exercice financier.
Le directeur exécutif et le trésorier sont chargés de préparer un projet de budget sur la base des priorités des programmes et des recettes prévues.
Toute réaffectation de fonds dépassant 10 % d’un poste budgétaire approuvé nécessite l’accord préalable du conseil d’administration.
Gestion des recettes et des fonds
La FENB tiendra des registres précis de toutes les sources de recettes, y compris les cotisations, les subventions, les dons, les parrainages et les recettes provenant d’événements.
Tous les fonds doivent être déposés sur les comptes bancaires désignés de l’organisation et enregistrés conformément aux principes comptables généralement reconnus pour les organisations à but non lucratif.
Les activités de collecte de fonds et de parrainage doivent être conformes à la mission et aux valeurs de l’organisation, telles que décrites dans la Politique relative à la sécurité dans le sport, à la conduite et à la protection des athlètes (section 2.1).
Dépenses et autorisations
Toutes les dépenses doivent être approuvées à l’avance et justifiées par des reçus ou des documents originaux.
Le directeur général et un membre du conseil d’administration doivent autoriser conjointement tous les paiements et chèques (exigence de double signature).
Les avances de fonds et les remboursements ne sont autorisés que pour les dépenses professionnelles légitimes de la FENB et doivent être rapprochés dans un délai de 30 jours.
Rapports financiers et audit
Le trésorier présentera des états financiers trimestriels au conseil d’administration et un rapport financier annuel aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.
Les comptes de la FENB feront l’objet d’un examen ou d’un audit externe annuel, selon la décision du conseil d’administration.
Le rapport d’audit et les recommandations éventuelles seront conservés pendant au moins sept ans et utilisés pour améliorer les contrôles internes.
Contrôles financiers et responsabilité
La FENB mettra en place des contrôles internes afin de prévenir la fraude, les erreurs et l’utilisation non autorisée des fonds.
Le trésorier est chargé de surveiller les flux de trésorerie, de rapprocher les relevés bancaires et de signaler immédiatement toute irrégularité au conseil d’administration.
Les registres financiers doivent être exacts, complets et accessibles aux personnes autorisées pour inspection.
Conflits d’intérêts et respect de l’éthique
Tous les membres du conseil d’administration et les membres du personnel participant aux décisions financières doivent se conformer à la politique relative aux conflits d’intérêts et à l’éthique (section 2.14).
Les personnes concernées doivent déclarer tout conflit réel ou apparent avant de participer à des discussions ou à des votes d’ordre financier.
Révision
Cette politique sera révisée tous les deux ans ou selon les besoins afin de se conformer aux accords de financement, aux recommandations d’audit et aux modifications législatives.
Politiques connexes
• Politique de gestion des risques (section 2.2)
• Politique relative à la sécurité dans le sport, à la conduite et à la protection des athlètes (section 2.1)
Approuvée en avril 2026