2.11 Politique de confidentialité et de protection des données

Objectif

L’objectif de cette politique est de protéger les renseignements personnels des membres, des employés et des partenaires de Fencing-Escrime New Brunswick (FENB) conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Elle garantit que les données personnelles sont collectées, stockées, utilisées et partagées de manière responsable et uniquement à des fins organisationnelles légitimes.

Cette politique favorise la transparence et la responsabilité dans la manière dont FENB gère les informations sensibles et les protège contre tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive.

Champ d’application

Cette politique s’applique à toutes les informations personnelles traitées par FENB, y compris celles recueillies lors des inscriptions, des événements, des adhésions ou des communications. Elle s’applique aux membres du conseil d’administration, au personnel, aux entraîneurs, aux officiels, aux bénévoles et aux sous-traitants qui accèdent, traitent ou gèrent des données personnelles.

Elle complète la Politique de gestion des risques (section 2.2), la Politique relative à la sécurité dans le sport, à la conduite et à la protection des athlètes (section 2.1) et la Politique des ressources humaines (section 2.7) en garantissant des normes cohérentes en matière de confidentialité et de traitement responsable des données.

Politique

Collecte et utilisation des renseignements personnels

La FENB ne recueillera des renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire à l’administration des programmes, à la gestion des adhésions et à la communication avec les parties prenantes.

Les personnes concernées seront informées de la finalité pour laquelle leurs données sont collectées et de la manière dont elles seront utilisées.

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins secondaires sans le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’exige.

Stockage, accès et sécurité

La FENB prendra des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute modification, perte ou divulgation.

Les informations seront stockées en toute sécurité dans des systèmes protégés par mot de passe ou dans des fichiers verrouillés accessibles uniquement au personnel autorisé.

Les communications électroniques contenant des données à caractère personnel doivent être conformes à la Politique relative à la sécurité dans le sport, à la conduite et à la protection des athlètes (section 2.1) et aux lois applicables en matière de protection des données.

Divulgation et accès par des tiers

Les renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers (par exemple, des assureurs, Sport NB ou la Fédération canadienne d’escrime) uniquement à des fins opérationnelles légitimes et dans le respect de la confidentialité.

La FENB ne vendra, n’échangera ni ne partagera de données personnelles à des fins de marketing ou à des fins non liées au sport.

Dans la mesure du possible, le consentement sera obtenu avant toute communication d’informations à un tiers, sauf si la loi l’exige.

Droits des membres et des participants

Les personnes ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles et de demander la correction de toute inexactitude.

Les demandes d’accès ou de rectification doivent être adressées par écrit au directeur général, qui y répondra dans un délai raisonnable.

Conservation et destruction

Les informations personnelles ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif prévu ou au respect des exigences légales.

Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, les données personnelles seront supprimées, détruites ou anonymisées de manière sécurisée.

Les pratiques de conservation des dossiers seront conformes à la politique de gestion financière (section 2.6) et aux obligations d’audit.

Réponse aux violations et signalement

En cas de violation de données, la FENB agira rapidement pour contenir la violation, évaluer les impacts potentiels et informer les personnes concernées et les autorités, conformément à la loi.

Le directeur exécutif consignera l’incident, les mesures prises et les mesures correctives mises en place pour éviter qu’il ne se reproduise.

Révision

La présente politique sera révisée tous les deux ans, ou plus tôt si des modifications législatives ou des pratiques organisationnelles nécessitent une révision.

Politiques connexes
• Politique de gestion des risques (section 2.2)
• Politique relative à la sécurité dans le sport, à la conduite et à la protection des athlètes (section 2.1)
• Politique des ressources humaines (section 2.7)
• Politique de gestion financière (section 2.6)
• Politique de communication et des réseaux sociaux (section 2.1)

Approuvée en avril 2026